Como escolher uma app de controlo horário para a sua PME

O registo de jornada é obrigatório em Espanha desde 2019, por isso a pergunta já não é se deve registar, mas com quê. Há dezenas de aplicações de controlo horário e quase todas prometem o mesmo. Estes são os critérios que realmente separam uma ferramenta séria de uma que lhe dará problemas.

1. Registo inviolável

É o critério que condiciona tudo o resto. O registo de jornada tem valor probatório: perante uma inspeção ou um tribunal, importa que ninguém o tenha podido retocar. Perguntas concretas a fazer a qualquer fornecedor:

• As picagens usam a hora do servidor ou a do dispositivo do funcionário?
• É possível editar ou apagar uma picagem já feita? Fica rasto?
• As correções substituem o dado original ou são adicionadas como anotação?

A resposta certa: hora do servidor, nada se apaga, e as correções são anotações com autor e motivo que nunca tocam na picagem original.

2. Exportação pronta para inspeção

A Inspeção do Trabalho não vai entrar na sua aplicação: vai pedir-lhe o registo. Precisa de exportar qualquer período para PDF ou CSV em dois cliques, com horas exatas por trabalhador e dia. Se a exportação é um processo manual ou requer suporte técnico, descarte.

3. Ausências e férias integradas

O registo e as ausências são a mesma história contada duas vezes. Se as férias vivem noutra ferramenta (ou num calendário partilhado), o saldo de horas nunca bate certo: os dias de férias aprovados devem descontar horas previstas automaticamente. Procure o fluxo completo: pedido do funcionário, aprovação com nota, calendário de equipa e saldo de dias por contrato.

4. Métodos de picagem para a sua realidade

Um escritório, uma oficina e uma equipa remota picam de forma diferente:

• Web e móvel para quem trabalha ao computador ou em remoto.
• Modo quiosque (um tablet partilhado com PIN por funcionário) para oficinas, lojas e armazéns.
• Mensagens (por exemplo, um bot de Telegram) para equipas que vivem no telemóvel.

A comodidade importa mais do que parece: a picagem incómoda esquece-se, e um registo com buracos é quase pior do que não ter registo.

5. Geolocalização com cabeça (e sem biometria)

A lei não exige geolocalização. Se a ativar, a autoridade espanhola de proteção de dados (AEPD) define limites claros: captura apenas no momento de picar, informação prévia ao trabalhador e proporcionalidade. Fuja do rastreio contínuo. E cuidado com a biometria: a impressão digital e o reconhecimento facial na picagem estão praticamente vetados pela AEPD desde 2023, salvo casos excecionais. As passkeys (a impressão digital fica no dispositivo do funcionário e nunca sai dele) dão a mesma comodidade sem esse problema.

6. Preço que escale com o seu tamanho real

Os preços por utilizador e mês parecem baratos até multiplicar. Para uma PME de 8 pessoas, 3 euros por utilizador são 288 euros por ano só para picar o ponto. Os modelos por escalões (até 5, até 25, até 100 funcionários) costumam compensar mais e são previsíveis. E desconfie dos "grátis para sempre" sem modelo de negócio visível: os seus dados de jornada são dados laborais sensíveis.

7. RGPD e dados na Europa

O registo contém dados pessoais dos seus funcionários durante quatro anos. Verifique onde os dados estão alojados, se há cifragem, e se o fornecedor é responsável ou subcontratante do tratamento com contrato claro. Um fornecedor europeu sob o RGPD simplifica-lhe a vida.

A nossa resposta a esta lista

Construímos o k-fichaje para cumprir esta lista ponto por ponto, primeiro para a nossa própria equipa e depois para qualquer empresa: registo inviolável com cadeia de verificação, exportação PDF e CSV, ausências e saldo de horas integrados, picagem por web, móvel, quiosque e Telegram, geolocalização opcional apenas no momento de picar, preços por escalões e dados na Europa. Grátis até dois funcionários, sem cartão.

Seja com a nossa ferramenta ou com outra, a lista acima é a mesma. Imprima-a e faça as sete perguntas antes de assinar seja o que for.