Registo de jornada em Espanha: o que a sua empresa é obrigada a fazer

Desde maio de 2019, todas as empresas espanholas são obrigadas a registar a jornada dos seus trabalhadores. Todas: tanto faz ter um funcionário ou duzentos, trabalharem no escritório ou em remoto, a tempo inteiro ou parcial. Se emprega pessoas em Espanha, tem de manter um registo de jornada.

É uma das obrigações laborais mais incumpridas entre as PME, e também uma das mais fáceis de verificar pela Inspeção do Trabalho. Este guia resume o essencial.

O que diz a lei

A obrigação vem do artigo 34.9 do Estatuto dos Trabalhadores, introduzido pelo Real Decreto-lei 8/2019. Em resumo:

• A empresa deve garantir um registo diário que inclua a hora concreta de início e de fim da jornada de cada trabalhador.
• O registo deve conservar-se durante quatro anos.
• Deve permanecer à disposição dos trabalhadores, dos seus representantes legais e da Inspeção do Trabalho e Segurança Social.

A lei não impõe um formato concreto. Pode ser papel, uma folha de cálculo ou uma aplicação. Mas a prática da Inspeção e os tribunais foram traçando os limites reais: o registo deve ser fiável e inalterável. Uma folha de cálculo que qualquer pessoa pode editar no fim do mês defende pouco.

O que é preciso registar exatamente

No mínimo, a hora de início e a hora de fim da jornada de cada trabalhador, todos os dias. As pausas não são obrigatórias por lei estatal, mas registá-las evita discussões: se a jornada vai das 9:00 às 18:00 com uma hora de almoço, o registo que só mostra entrada e saída sugere nove horas trabalhadas.

Alguns detalhes que convém conhecer:

• Teletrabalho: a obrigação é a mesma. O registo pode fazer-se a partir de casa por meios telemáticos.
• Jornadas partidas: regista-se cada período. Sair às 17:00 e voltar às 20:00 para duas horas extra é legal e deve ficar refletido tal e qual.
• Horas extraordinárias: o registo é precisamente a ferramenta que as comprova. Têm o seu próprio limite legal (80 horas por ano) e devem ser compensadas ou pagas.

As multas

O incumprimento do registo é uma infração grave segundo o direito sancionatório espanhol (LISOS). As sanções vão de cerca de 750 euros a mais de 7.500 euros por empresa, e a Inspeção pode considerar uma infração por cada centro de trabalho. Somando o efeito indireto: sem registo, num litígio por horas extra, a versão do trabalhador ganha peso face à da empresa.

Papel, folha de cálculo ou aplicação

Qualquer formato é legal em teoria. A diferença está no que resiste:

• Papel: válido, mas incómodo de conservar quatro anos, fácil de perder e difícil de consultar. As assinaturas em lote de sexta-feira à tarde notam-se.
• Folha de cálculo: o problema é a alterabilidade. Se o ficheiro pode ser editado sem deixar rasto, o seu valor probatório é fraco, tanto a seu favor como contra si.
• Aplicação de controlo horário: as picagens ficam com hora do servidor, não podem ser modificadas sem deixar rasto, e a exportação para uma inspeção demora minutos.

Construímos o k-fichaje com essa lógica: cada picagem guarda-se com hora do servidor e fica encadeada criptograficamente, de forma que ninguém (nem a própria empresa) pode alterar o histórico sem que se note. As correções existem, mas como anotações adicionadas, nunca sobre o registo original. É grátis até dois funcionários, exatamente onde muitas PME começam.

Lista de verificação

1. Todos os trabalhadores registam o início e o fim da jornada, todos os dias.
2. O registo conserva os últimos quatro anos.
3. Os trabalhadores podem consultar o seu próprio registo.
4. Consegue exportar o registo de qualquer mês em minutos, não em dias.
5. As alterações às picagens ficam documentadas com motivo e autor.

Se algum dos cinco pontos falha, tem uma brecha que uma inspeção pode encontrar. A boa notícia é que fechá-la custa uma tarde: registar a equipa numa ferramenta de picagem e explicar como se usa.