Comment choisir une application de pointage pour votre PME

Le registre du temps de travail est obligatoire en Espagne depuis 2019 : la question n'est plus de savoir s'il faut enregistrer, mais avec quoi. Il existe des dizaines d'applications de pointage et presque toutes promettent la même chose. Voici les critères qui distinguent réellement un outil sérieux d'un outil qui vous causera des ennuis.

1. Un registre inaltérable

C'est le critère qui conditionne tout le reste. Le registre a une valeur probante : face à une inspection ou devant un juge, ce qui compte, c'est que personne n'ait pu le retoucher. Questions concrètes à poser à tout fournisseur :

• Les pointages utilisent-ils l'heure du serveur ou celle de l'appareil du salarié ?
• Peut-on modifier ou supprimer un pointage existant ? Cela laisse-t-il une trace ?
• Les corrections remplacent-elles la donnée d'origine ou s'ajoutent-elles en annotation ?

La bonne réponse : heure du serveur, rien ne s'efface, et les corrections sont des annotations avec auteur et motif qui ne touchent jamais le pointage d'origine.

2. Des exports prêts pour l'inspection

L'Inspection du travail ne se connectera pas à votre application : elle vous demandera le registre. Il faut pouvoir exporter n'importe quelle période en PDF ou CSV en deux clics, avec les heures exactes par salarié et par jour. Si l'export est un processus manuel ou passe par le support, fuyez.

3. Absences et congés intégrés

Le registre et les absences racontent la même histoire. Si les congés vivent dans un autre outil (ou un calendrier partagé), le solde d'heures ne tombe jamais juste : les congés approuvés doivent réduire automatiquement les heures prévues. Cherchez le flux complet : demande du salarié, approbation avec note, calendrier d'équipe et solde de jours par contrat.

4. Des méthodes de pointage adaptées à votre réalité

Un bureau, un atelier et une équipe à distance ne pointent pas pareil :

• Web et mobile pour ceux qui travaillent sur ordinateur ou à distance.
• Mode kiosque (une tablette partagée avec un PIN par salarié) pour ateliers, boutiques et entrepôts.
• Messagerie (un bot Telegram, par exemple) pour les équipes qui vivent sur leur téléphone.

Le confort compte plus qu'on ne le croit : un pointage pénible s'oublie, et un registre à trous est presque pire que pas de registre.

5. Une géolocalisation raisonnée (et pas de biométrie)

La loi n'exige pas la géolocalisation. Si vous l'activez, l'autorité espagnole de protection des données (AEPD) fixe des limites claires : capture uniquement au moment du pointage, information préalable du salarié et proportionnalité. Fuyez le suivi continu. Et prudence avec la biométrie : l'empreinte digitale et la reconnaissance faciale pour pointer sont pratiquement proscrites par l'AEPD depuis 2023, sauf cas exceptionnels. Les passkeys (l'empreinte reste sur l'appareil du salarié et n'en sort jamais) offrent le même confort sans ce problème.

6. Un prix qui suit votre taille réelle

Les prix par utilisateur et par mois semblent bas jusqu'à ce qu'on multiplie. Pour une PME de 8 personnes, 3 euros par utilisateur font 288 euros par an juste pour pointer. Les modèles par paliers (jusqu'à 5, 25, 100 salariés) sont souvent plus avantageux et prévisibles. Méfiez-vous des « gratuits pour toujours » sans modèle économique visible : vos données de temps de travail sont des données sociales sensibles.

7. RGPD et données en Europe

Le registre contient des données personnelles de vos salariés pendant quatre ans. Vérifiez où les données sont hébergées, si elles sont chiffrées, et si le fournisseur agit comme responsable ou sous-traitant avec un contrat clair. Un fournisseur européen sous RGPD vous simplifie la vie.

Notre réponse à cette liste

Nous avons construit k-fichaje pour cocher cette liste point par point, d'abord pour notre propre équipe, puis pour toute entreprise : registre inaltérable avec chaîne de vérification, exports PDF et CSV, absences et solde d'heures intégrés, pointage web, mobile, kiosque et Telegram, géolocalisation optionnelle uniquement au moment du pointage, prix par paliers et données en Europe. Gratuit jusqu'à deux salariés, sans carte bancaire.

Avec notre outil ou un autre, la liste ci-dessus reste la même. Imprimez-la et posez les sept questions avant de signer quoi que ce soit.