Registre du temps de travail en Espagne : ce que votre entreprise doit faire

Depuis mai 2019, toutes les entreprises espagnoles sont tenues d'enregistrer le temps de travail de leurs salariés. Toutes : peu importe que vous ayez un salarié ou deux cents, qu'ils travaillent au bureau ou à distance, à temps plein ou partiel. Si vous employez des personnes en Espagne, vous devez tenir un registre du temps de travail.

C'est l'une des obligations sociales les plus ignorées par les PME, et aussi l'une des plus faciles à contrôler pour l'Inspection du travail. Ce guide résume l'essentiel.

Ce que dit la loi

L'obligation découle de l'article 34.9 du Statut des travailleurs, introduit par le décret-loi royal 8/2019. En résumé :

• L'entreprise doit garantir un registre quotidien incluant l'heure précise de début et de fin de journée de chaque salarié.
• Le registre doit être conservé pendant quatre ans.
• Il doit rester à la disposition des salariés, de leurs représentants légaux et de l'Inspection du travail et de la sécurité sociale.

La loi n'impose aucun format particulier. Papier, tableur ou application. Mais la pratique de l'Inspection et la jurisprudence ont tracé les vraies limites : le registre doit être fiable et inaltérable. Un tableur que n'importe qui peut modifier en fin de mois ne protège pas grand-chose.

Que faut-il enregistrer exactement

Au minimum, l'heure de début et l'heure de fin de journée de chaque salarié, chaque jour. Les pauses ne sont pas exigées par la loi nationale, mais les enregistrer évite les litiges : si la journée va de 9 h à 18 h avec une heure de déjeuner, un registre qui ne montre qu'entrée et sortie suggère neuf heures travaillées.

Quelques nuances utiles :

• Télétravail : l'obligation est identique. Le pointage peut se faire depuis chez soi par des moyens télématiques.
• Journées fractionnées : chaque tranche est enregistrée. Partir à 17 h et revenir à 20 h pour deux heures supplémentaires est légal et doit apparaître tel quel.
• Heures supplémentaires : le registre est précisément l'outil qui les prouve. Elles ont leur propre plafond légal (80 heures par an) et doivent être compensées ou payées.

Les amendes

L'absence de registre est une infraction grave au sens du droit espagnol des sanctions sociales (LISOS). Les amendes vont d'environ 750 euros à plus de 7 500 euros par entreprise, et l'Inspection peut retenir une infraction par établissement. S'y ajoute l'effet indirect : sans registre, dans un litige sur les heures supplémentaires, la parole du salarié pèse plus lourd que celle de l'entreprise.

Papier, tableur ou application

Tout format est légal en théorie. La différence, c'est ce qui tient :

• Papier : valable, mais pénible à conserver quatre ans, facile à perdre et difficile à consulter. Les signatures groupées du vendredi soir se repèrent vite.
• Tableur : le problème est l'altérabilité. Si le fichier peut être modifié sans trace, sa valeur probante est faible, pour vous comme contre vous.
• Application de pointage : les pointages portent l'horodatage du serveur, ne peuvent pas être modifiés sans trace, et l'export pour une inspection prend quelques minutes.

Nous avons construit k-fichaje sur cette logique : chaque pointage est enregistré à l'heure du serveur et chaîné cryptographiquement, de sorte que personne (pas même l'entreprise) ne peut altérer l'historique sans que cela se voie. Les corrections existent, mais comme annotations ajoutées, jamais sur l'enregistrement d'origine. C'est gratuit jusqu'à deux salariés, exactement là où beaucoup de PME commencent.

Liste de contrôle

1. Chaque salarié enregistre le début et la fin de sa journée, chaque jour.
2. Le registre conserve les quatre dernières années.
3. Les salariés peuvent consulter leur propre registre.
4. Vous pouvez exporter le registre de n'importe quel mois en quelques minutes.
5. Les modifications de pointages sont documentées avec motif et auteur.

Si l'un des cinq points échoue, vous avez une faille qu'une inspection peut trouver. La bonne nouvelle : la combler prend une après-midi. Inscrivez votre équipe dans un outil de pointage et expliquez son fonctionnement.