Registro de jornada en España: lo que tu empresa está obligada a hacer

Desde mayo de 2019, todas las empresas españolas están obligadas a registrar la jornada de sus trabajadores. Todas: da igual que tengas un empleado o doscientos, que trabajen en oficina o en remoto, a jornada completa o parcial. Si tienes personas contratadas, tienes que llevar un registro de jornada.

Es una de las obligaciones laborales que más se incumple entre las pymes, y también una de las más fáciles de comprobar por la Inspección de Trabajo. Esta guía resume lo esencial.

Qué dice la ley

La obligación viene del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019. En resumen:

• La empresa debe garantizar un registro diario de jornada que incluya el horario concreto de inicio y de finalización de cada persona trabajadora.
• El registro debe conservarse durante cuatro años.
• Debe permanecer a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La ley no impone un formato concreto. Puede ser papel, una hoja de cálculo o una aplicación. Pero la práctica de la Inspección y de los tribunales ha ido marcando el terreno: el registro debe ser fiable e invariable. Un Excel que cualquiera puede editar a final de mes defiende poco.

Qué hay que registrar exactamente

Como mínimo, la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada trabajador, cada día. Las pausas no son obligatorias por ley estatal, pero registrarlas evita discusiones: si la jornada va de 9:00 a 18:00 con una hora de comida, el registro que solo muestra entrada y salida sugiere nueve horas trabajadas.

Hay matices que conviene conocer:

• Teletrabajo: la obligación es la misma. El registro puede hacerse desde casa por medios telemáticos.
• Jornadas partidas y turnos: se registra cada tramo. Salir a las 17:00 y volver a las 20:00 para un par de horas extra es legal y debe quedar reflejado tal cual.
• Horas extraordinarias: el registro es precisamente la herramienta con la que se acreditan. Tienen su propio límite legal (80 horas al año) y deben compensarse o pagarse.

Las multas

El incumplimiento del registro es una infracción grave en materia de relaciones laborales (LISOS). Las sanciones van desde unos 750 euros hasta más de 7.500 euros por empresa, y la Inspección puede apreciar una infracción por cada centro de trabajo. A eso hay que sumar el efecto indirecto: sin registro, en un juicio por horas extras el relato del trabajador gana peso frente al de la empresa.

Papel, Excel o aplicación

Cualquier formato es legal sobre el papel. La diferencia está en lo que resiste:

• Papel: válido, pero incómodo de conservar cuatro años, fácil de perder y difícil de consultar. Y las firmas de última hora del viernes se notan.
• Hoja de cálculo: el problema es la alterabilidad. Si el archivo se puede editar sin dejar rastro, su valor probatorio es débil, tanto a tu favor como en tu contra.
• Aplicación de control horario: los fichajes quedan con sello de tiempo del servidor, no se pueden modificar sin dejar rastro y la exportación para una inspección es inmediata.

Construimos k-fichaje con esa lógica: cada fichaje se guarda con hora del servidor y queda encadenado criptográficamente, de forma que nadie (tampoco la propia empresa) puede alterar el histórico sin que se note. Las correcciones existen, pero como anotaciones añadidas, nunca sobre el registro original. Es gratis hasta dos empleados, que es justo el punto donde muchas pymes empiezan.

Lista de comprobación

1. Todos los trabajadores registran inicio y fin de jornada cada día.
2. El registro conserva los cuatro últimos años.
3. Los trabajadores pueden consultar su propio registro.
4. Puedes exportar el registro de cualquier mes en minutos, no en días.
5. Los cambios sobre fichajes quedan documentados con motivo y autor.

Si alguno de los cinco puntos falla, tienes un hueco que una inspección puede encontrar. La buena noticia es que cerrarlo cuesta una tarde: dar de alta a la plantilla en una herramienta de fichaje y explicar cómo se usa.