Arbeitszeiterfassung in Spanien: Was Ihr Unternehmen tun muss

Seit Mai 2019 sind alle spanischen Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Alle: Es spielt keine Rolle, ob Sie einen Mitarbeiter haben oder zweihundert, ob im Büro oder remote gearbeitet wird, in Vollzeit oder Teilzeit. Wer in Spanien Personal beschäftigt, muss ein Arbeitszeitregister führen.

Es ist eine der am häufigsten ignorierten Arbeitgeberpflichten unter kleinen Unternehmen, und zugleich eine der am leichtesten prüfbaren für die Arbeitsinspektion. Dieser Leitfaden fasst das Wesentliche zusammen.

Was das Gesetz sagt

Die Pflicht ergibt sich aus Artikel 34.9 des Arbeitnehmerstatuts, eingeführt durch das Königliche Gesetzesdekret 8/2019. Kurz gefasst:

• Das Unternehmen muss ein tägliches Register gewährleisten, das die konkrete Anfangs- und Endzeit jedes Arbeitstags enthält.
• Das Register ist vier Jahre aufzubewahren.
• Es muss den Beschäftigten, ihren gesetzlichen Vertretern und der Arbeits- und Sozialversicherungsinspektion zur Verfügung stehen.

Ein bestimmtes Format schreibt das Gesetz nicht vor. Papier, Tabelle oder Anwendung. Die Praxis der Inspektion und die Rechtsprechung haben aber die wahren Grenzen gezogen: Das Register muss verlässlich und unveränderbar sein. Eine Tabelle, die jeder am Monatsende bearbeiten kann, schützt wenig.

Was genau zu erfassen ist

Mindestens die Anfangs- und Endzeit des Arbeitstags jedes Beschäftigten, jeden Tag. Pausen verlangt das staatliche Gesetz nicht, aber ihre Erfassung vermeidet Streit: Läuft der Tag von 9:00 bis 18:00 mit einer Stunde Mittagspause, suggeriert ein Register mit nur Kommen und Gehen neun Arbeitsstunden.

Einige Feinheiten:

• Homeoffice: Die Pflicht ist identisch. Die Erfassung kann von zu Hause auf telematischem Weg erfolgen.
• Geteilte Arbeitstage: Jeder Abschnitt wird erfasst. Um 17:00 gehen und um 20:00 für zwei Überstunden zurückkommen ist legal und muss genau so erscheinen.
• Überstunden: Das Register ist genau das Instrument, mit dem sie nachgewiesen werden. Sie haben eine eigene gesetzliche Obergrenze (80 Stunden pro Jahr) und müssen ausgeglichen oder bezahlt werden.

Die Bußgelder

Ein fehlendes Register ist ein schwerer Verstoß nach spanischem Sanktionsrecht (LISOS). Die Strafen reichen von rund 750 Euro bis über 7.500 Euro pro Unternehmen, und die Inspektion kann pro Betriebsstätte einen Verstoß feststellen. Hinzu kommt der indirekte Effekt: Ohne Register wiegt im Überstundenprozess die Darstellung des Beschäftigten schwerer als die des Unternehmens.

Papier, Tabelle oder Anwendung

Formal ist jedes Format zulässig. Der Unterschied liegt darin, was standhält:

• Papier: gültig, aber unhandlich für vier Jahre Aufbewahrung, leicht zu verlieren und mühsam auszuwerten. Sammelunterschriften vom Freitagnachmittag fallen auf.
• Tabelle: Das Problem ist die Veränderbarkeit. Lässt sich die Datei spurlos bearbeiten, ist ihr Beweiswert schwach, für Sie wie gegen Sie.
• Zeiterfassungs-App: Stempelungen tragen den Server-Zeitstempel, lassen sich nicht spurlos ändern, und der Export für eine Prüfung dauert Minuten.

Wir haben k-fichaje nach dieser Logik gebaut: Jede Stempelung wird mit Serverzeit gespeichert und kryptografisch verkettet, sodass niemand (auch nicht das Unternehmen selbst) die Historie unbemerkt verändern kann. Korrekturen gibt es, aber als hinzugefügte Anmerkungen, nie auf dem Originaldatensatz. Bis zwei Mitarbeiter ist es kostenlos, genau dort, wo viele kleine Unternehmen anfangen.

Checkliste

1. Alle Beschäftigten erfassen täglich Beginn und Ende ihres Arbeitstags.
2. Das Register bewahrt die letzten vier Jahre auf.
3. Beschäftigte können ihr eigenes Register einsehen.
4. Sie können das Register jedes Monats in Minuten exportieren, nicht in Tagen.
5. Änderungen an Stempelungen sind mit Grund und Urheber dokumentiert.

Scheitert einer der fünf Punkte, haben Sie eine Lücke, die eine Prüfung finden kann. Die gute Nachricht: Sie zu schließen kostet einen Nachmittag. Team in einem Zeiterfassungstool anlegen und kurz erklären, wie es funktioniert.