Wie Sie eine Zeiterfassungs-App für Ihr kleines Unternehmen auswählen

Die Arbeitszeiterfassung ist in Spanien seit 2019 Pflicht. Die Frage ist also nicht mehr, ob erfasst wird, sondern womit. Es gibt Dutzende Zeiterfassungs-Apps, und fast alle versprechen dasselbe. Diese Kriterien trennen ein seriöses Werkzeug wirklich von einem, das Ihnen Probleme bereitet.

1. Ein fälschungssicheres Register

Das Kriterium, das alles andere bestimmt. Das Register hat Beweiswert: Vor einer Inspektion oder vor Gericht zählt, dass niemand daran drehen konnte. Konkrete Fragen an jeden Anbieter:

• Nutzen die Stempelungen die Serverzeit oder die Uhr des Mitarbeitergeräts?
• Kann eine vorhandene Stempelung bearbeitet oder gelöscht werden? Bleibt eine Spur?
• Ersetzen Korrekturen die Originaldaten oder werden sie als Anmerkung hinzugefügt?

Die richtige Antwort: Serverzeit, nichts wird gelöscht, und Korrekturen sind Anmerkungen mit Urheber und Grund, die die Original-Stempelung nie berühren.

2. Prüfungsbereite Exporte

Die Arbeitsinspektion loggt sich nicht in Ihre Anwendung ein: Sie verlangt das Register. Sie müssen jeden Zeitraum in zwei Klicks als PDF oder CSV exportieren können, mit exakten Zeiten pro Mitarbeiter und Tag. Ist der Export ein manueller Prozess oder ein Support-Ticket, Finger weg.

3. Abwesenheiten und Urlaub integriert

Register und Abwesenheiten sind dieselbe Geschichte, zweimal erzählt. Lebt der Urlaub in einem anderen Tool (oder einem geteilten Kalender), geht das Stundenkonto nie auf: Genehmigte Urlaubstage müssen die Sollstunden automatisch senken. Achten Sie auf den kompletten Ablauf: Antrag des Mitarbeiters, Genehmigung mit Notiz, Teamkalender und Urlaubskonto pro Vertrag.

4. Stempelmethoden für Ihre Realität

Ein Büro, eine Werkstatt und ein Remote-Team stempeln unterschiedlich:

• Web und Mobil für alle, die am Rechner oder remote arbeiten.
• Kiosk-Modus (ein geteiltes Tablet mit PIN pro Mitarbeiter) für Werkstätten, Läden und Lager.
• Messaging (etwa ein Telegram-Bot) für Teams, die auf dem Handy leben.

Komfort zählt mehr, als man denkt: Unbequemes Stempeln wird vergessen, und ein Register voller Lücken ist fast schlimmer als gar keins.

5. Ortung mit Augenmaß (und keine Biometrie)

Das Gesetz verlangt keine Ortung. Wenn Sie sie aktivieren, setzt die spanische Datenschutzbehörde (AEPD) klare Grenzen: Erfassung nur im Moment des Stempelns, vorherige Information des Mitarbeiters und Verhältnismäßigkeit. Dauerhaftes Tracking meiden. Und Vorsicht mit Biometrie: Fingerabdruck und Gesichtserkennung beim Stempeln sind von der AEPD seit 2023 praktisch untersagt, außer in Ausnahmefällen. Passkeys (der Fingerabdruck bleibt auf dem Gerät des Mitarbeiters und verlässt es nie) bieten denselben Komfort ohne dieses Problem.

6. Ein Preis, der mit Ihrer echten Größe skaliert

Preise pro Nutzer und Monat wirken günstig, bis man multipliziert. Für ein Unternehmen mit 8 Personen sind 3 Euro pro Nutzer 288 Euro im Jahr, nur fürs Stempeln. Stufenmodelle (bis 5, bis 25, bis 100 Mitarbeiter) sind meist günstiger und planbar. Und Vorsicht bei „für immer kostenlos" ohne erkennbares Geschäftsmodell: Ihre Arbeitszeitdaten sind sensible Beschäftigtendaten.

7. DSGVO und Daten in Europa

Das Register enthält vier Jahre lang personenbezogene Daten Ihrer Beschäftigten. Prüfen Sie, wo die Daten gehostet werden, ob sie verschlüsselt sind und ob der Anbieter als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter mit klarem Vertrag agiert. Ein europäischer Anbieter unter der DSGVO macht Ihnen das Leben leichter.

Unsere Antwort auf diese Liste

Wir haben k-fichaje gebaut, um diese Liste Punkt für Punkt zu erfüllen, zuerst für unser eigenes Team und dann für jedes Unternehmen: fälschungssicheres Register mit Verifizierungskette, PDF- und CSV-Exporte, integrierte Abwesenheiten und Stundenkonto, Stempeln per Web, Mobil, Kiosk und Telegram, optionale Ortung nur im Moment des Stempelns, Stufenpreise und Daten in Europa. Kostenlos bis zwei Mitarbeiter, ohne Karte.

Ob mit unserem Werkzeug oder einem anderen: Die Liste oben bleibt dieselbe. Drucken Sie sie aus und stellen Sie alle sieben Fragen, bevor Sie etwas unterschreiben.